การใช้งานอีเมลแบบ POP3 นั้น Outlook จะสำเนาอีเมลมาเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ แล้ว Outlook จะลบอีเมลที่เซิร์ฟเวอร์ทิ้งตามระยะเวลาที่ได้ตั้งค่าไว้ ซึ่งจะช่วยเคลียร์พื้นที่จดหมายขาเข้าในเซิร์ฟเวอร์ให้ว่างเพื่อรับอีเมลใหม่ได้เสมอ ซึ่งหากเซ็ท Outlook ในโทรศัพท์ไว้ (ปกติจะเป็นแบบ IMAP) ในโทรศัพท์จะเห็นอีเมลเท่าที่มีเหลืออยู่ในเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น
ขั้นตอนการตั้งค่า OUTLOOK แบบ POP3
